Zásady ochrany osobních údajů

Typy shromažďovaných údajů

Během vaší návštěvy webu a při komunikaci se společností Karlesta shromažďujeme pouze takové osobní údaje, které nám sami dobrovolně poskytnete, případně které jsou nezbytné pro řádné fungování webových stránek. Nejčastěji jde o údaje, které uvedete v kontaktním formuláři, při poptávce služeb nebo v rámci obchodní komunikace.

Typicky zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, případně název společnosti a funkce),
• kontaktní údaje (e‑mailová adresa, telefonní číslo, fakturační nebo korespondenční adresa),
• údaje související s poptávanou nebo sjednanou akcí (typ eventu, předpokládaný termín, lokalita, rozsah služeb, orientační rozpočet),
• technické údaje o používání webu (IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, údaje o návštěvě stránek, cookies – dle vašeho nastavení v cookie liště),
• obsah vaší komunikace s námi (e‑mailová a telefonická komunikace, poznámky z obchodních jednání, případně zpětná vazba a reference).

Osobní údaje získáváme vždy transparentně a s vaším vědomím, buď na základě vyplnění formuláře, zaslání e‑mailu, telefonického hovoru, nebo v rámci smluvního vztahu. Údaje nezískáváme z veřejných nebo neveřejných registrů bez právního důvodu a neprovádíme žádné profilování vedoucí k automatizovanému rozhodování s právními účinky.

Účel a zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pro jasně stanovené účely, které souvisejí s poskytováním prémiových eventových služeb Karlesta a s provozem tohoto webu. Zpracování osobních údajů je vždy založeno na příslušném právním základu, kterým může být plnění smlouvy, oprávněný zájem, splnění právní povinnosti nebo váš souhlas.

Vaše osobní údaje používáme zejména pro tyto účely:

• Vyřízení poptávky a komunikace před uzavřením smlouvy – abychom mohli reagovat na vaši nezávaznou poptávku, připravit cenovou nabídku, upřesnit detaily eventu a odpovědět na vaše dotazy.
• Plnění smlouvy a organizace akcí – abychom mohli naplánovat, zkoordinovat a realizovat společenskou akci dle sjednaných parametrů, včetně komunikace s vámi a s našimi prověřenými dodavateli.
• Klientská péče a komunikace po akci – pro získání zpětné vazby, řešení případných dotazů, zaslání fotodokumentace či návrhů na další spolupráci.
• Marketing a informování o novinkách – na základě vašeho souhlasu nebo oprávněného zájmu vás můžeme kontaktovat s pozvánkami na vybrané akce, novinkami v nabídce služeb či inspirací pro vaše budoucí eventy. Z takové komunikace se můžete kdykoli jednoduše odhlásit.
• Vedení účetnictví a plnění právních povinností – uchováváme nezbytné údaje v účetních dokladech, smlouvách a souvisejících dokumentech v rozsahu, který vyžaduje právní předpis.
• Analýza a zlepšování služeb – v anonymizované či pseudonymizované podobě vyhodnocujeme používání webu a zájem o jednotlivé služby, abychom mohli lépe přizpůsobit obsah, strukturu stránek a nabídku našim klientům.

Osobní údaje nezpracováváme způsobem, který by byl v rozporu s původním účelem jejich získání. Pokud bychom chtěli vaše údaje použít pro jiný účel, než pro který byly shromážděny, vždy vás o tom předem informujeme a v případě potřeby si vyžádáme váš souhlas.

Uchovávání osobních údajů

Dobu uchovávání osobních údajů nastavujeme tak, aby byla přiměřená účelu jejich zpracování a odpovídala požadavkům právních předpisů. Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné, a po uplynutí příslušných lhůt je bezpečně likvidujeme nebo anonymizujeme.

Obecně platí, že:

• údaje získané v rámci nezávazné poptávky uchováváme po dobu trvání komunikace a následně po omezenou dobu pro účely navazující klientské péče a ochrany našich oprávněných zájmů,
• údaje potřebné pro plnění smlouvy a účetní povinnosti uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, kterou vyžadují účetní a daňové předpisy (typicky 5–10 let),
• marketingové kontakty uchováváme po dobu trvání oprávněného zájmu nebo do odvolání souhlasu či vznesení námitky proti zpracování,
• logy a technické záznamy o přístupu na web uchováváme po přiměřenou dobu nutnou k zajištění bezpečnosti, provozu a ladění webu.

Osobní údaje uchováváme v zabezpečených interních systémech a v cloudových službách prověřených poskytovatelů, kteří dodržují odpovídající úroveň ochrany dat. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je pro svou práci skutečně potřebují, a to na základě přidělených uživatelských oprávnění.

Pro snížení rizika zneužití aplikujeme vhodná technická a organizační opatření, například šifrované přenosy dat, bezpečná hesla, průběžné aktualizace systémů, pravidelné zálohování a školení osob, které s údaji pracují.

Sdílení a předávání údajů třetím stranám

Osobní údaje klientů a návštěvníků webu Karlesta chráníme jako důvěrné a s třetími stranami je sdílíme pouze v nezbytném rozsahu, který je nutný k zajištění našich služeb nebo splnění zákonných povinností. Vaše osobní údaje nikdy neprodáváme třetím stranám ani je neposkytujeme subjektům, které by je využívaly pro vlastní nevyžádaný marketing.

Vaše údaje mohou být předány zejména těmto kategoriím příjemců:

• profesionálním dodavatelům zapojeným do realizace eventů (například pronájem prostor, catering, technické zajištění, moderátoři, fotografové), pokud je nezbytné sdílet vybrané kontaktní údaje nebo informace o průběhu akce,
• poskytovatelům IT a cloudových služeb, jejichž systémy využíváme pro správu kontaktů, e‑mailovou komunikaci, hostování webových stránek nebo analytiku návštěvnosti,
• externím účetním, daňovým a právním poradcům v rozsahu nutném pro vedení účetnictví, daňovou agendu či vymáhání a obhajobu právních nároků,
• orgánům veřejné moci, pokud nám tuto povinnost ukládá zákon nebo závazné rozhodnutí příslušného orgánu.

Se všemi externími zpracovateli máme uzavřeny odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují, že budou vaše údaje chráněny minimálně ve stejném rozsahu jako ze strany Karlesta. Pokud dochází k předávání údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, probíhá vždy v souladu s požadavky GDPR a s využitím vhodných záruk ochrany osobních údajů.

Práva subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů společností Karlesta řadu práv, která respektujeme a podporujeme. Svá práva můžete uplatnit kdykoli prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v závěru těchto zásad. Na vaše žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu a zpravidla nejpozději do 1 měsíce.

Konkrétně máte zejména tato práva:

• Právo na přístup – máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, k jakým účelům, z jakých zdrojů pocházejí a komu mohou být zpřístupněny. Na vyžádání vám poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů.
• Právo na opravu – pokud zjistíte, že vaše údaje jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění, aby byly aktuální a správné.
• Právo na výmaz – v určitých případech máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, například pokud již nejsou potřebné pro stanovený účel, odvolali jste souhlas a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování, nebo pokud byly údaje zpracovávány protiprávně.
• Právo na omezení zpracování – můžete požadovat omezení zpracování svých údajů, například po dobu prověřování námitky nebo opravy údajů, případně pokud nechcete, aby byly údaje mazány, ale jen omezeně používány.
• Právo vznést námitku – pokud zpracováváme vaše údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku, a my vaše údaje nebudeme dále pro daný účel zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody.
• Právo na odvolání souhlasu – pokud některé zpracování probíhá na základě vašeho souhlasu (například zasílání obchodních sdělení), můžete tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.
• Právo na přenositelnost údajů – za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat předání vybraných osobních údajů ve strukturovaném a strojově čitelném formátu jinému správci.
• Právo podat stížnost – domníváte‑li se, že zpracováním vašich osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

V maximální možné míře usilujeme o to, abychom všechny vaše požadavky vyřešili přímo a korektně. Pokud však nebudete s naším postupem spokojeni, máte vždy možnost obrátit se na ÚOOÚ.

Zásady používání cookies

Webové stránky Karlesta využívají soubory cookies a podobné technologie, které nám pomáhají zajistit správné fungování webu, zlepšovat jeho výkon a přizpůsobit obsah vašim preferencím. Cookies jsou malé datové soubory ukládané ve vašem prohlížeči, které umožňují rozpoznat vaše zařízení a zapamatovat si určité informace.

Na našem webu používáme zejména tyto typy cookies:

• Nezbytné (technické) cookies – jsou nutné pro základní fungování webu, zabezpečení a správné zobrazení stránek. Bez nich by web nemusel fungovat správně. Tyto cookies nelze vypnout.
• Preferenční cookies – umožňují zapamatovat si vaše volby a nastavení (např. jazyk, souhlasy, rozložení obsahu), aby pro vás bylo používání webu pohodlnější.
• Analytické a statistické cookies – pomáhají nám sledovat návštěvnost, způsob používání stránek a výkonnost obsahu v anonymizované či pseudonymizované podobě. Díky nim můžeme web lépe přizpůsobovat potřebám návštěvníků.
• Marketingové cookies – mohou být využity k zobrazování relevantních nabídek nebo k měření účinnosti marketingových kampaní. Tyto cookies používáme pouze na základě vašeho souhlasu.

Při první návštěvě webu se vám zobrazí cookie lišta, kde můžete udělit nebo odmítnout souhlas s používáním jednotlivých kategorií cookies s výjimkou těch nezbytných. Svůj souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies ve vašem prohlížeči nebo znovu vyvoláním cookie lišty.

Podrobnější informace o konkrétních cookies, jejich době uložení a způsobu správy naleznete v samostatném dokumentu Zásady cookies. Pokud se rozhodnete používání cookies omezit, může to mít vliv na některé funkce nebo komfort používání našich webových stránek.

Kontakt na správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Karlesta, která odpovídá za to, že veškeré zpracování probíhá bezpečně, transparentně a v souladu s platnou legislativou. V případě jakýchkoli dotazů, požadavků nebo uplatnění vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat následujícími způsoby:

• E‑mail: [email protected]
• Webový formulář: prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt
• Adresa sídla: Karlesta, Praha, Česká republika (přesnou adresu vám sdělíme na vyžádání nebo v rámci smluvní dokumentace)

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji není nakládáno v souladu s těmito zásadami nebo s právními předpisy, budeme rádi, když nás nejprve kontaktujete přímo. Umožní nám to situaci rychle prověřit a přijmout případná nápravná opatření.

Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány tak, aby odrážely změny v našich službách, technologiích nebo právních požadavcích. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce a je účinná dnem publikace.